Dokumentų automatizavimo sistema buhalterijos įmonei
Buhalterijos firma gaišo laiką tvarkydama klientų dokumentus. Įdiegėme automatinę surinkimo ir organizavimo sistemą.
Pagrindinis rezultatas
2 val.
sutaupyta kas savaitę administraciniam darbui
Reikia panašaus rezultato?
Užsiregistruokite 30 min. pažintiniam skambučiui
Nustatome jūsų didžiausius darbo procesų kliuvinius ir parodome, kur automatizavimas duos greičiausią grąžą.
Rezervuoti skambutįTrumpai
Dokumentų valdymas atrodė paprastas procesas, tačiau nuolatinis failų rūšiavimas ir priminimai klientams eikvojo komandos resursus.
Pradžios taškas
- Failai ateidavo skirtingais kanalais be jokios tvarkos.
- Rankinis rūšiavimas kėlė vėlavimo ir klaidų riziką.
- Darbuotojai gaišo laiką prašydami trūkstamų dokumentų.
Lūžio momentas
Automatizavome surinkimą, klasifikavimą ir nukreipimą į struktūruotą darbo eigą.
Kaip pasikeitė kasdienybė
Klientai dabar kelia dokumentus per vieningą formą. Failai automatiškai pervadinami, sužymimi ir išsaugomi reikiamuose aplankuose.
Automatiniai priminimai apie trūkstamus dokumentus veikia pagal grafiką, sumažindami darbuotojų krūvį.
30 dienų kelionė
1 žingsnis
1 žingsnis: Standartizuotas surinkimas
Sukurtas vienas įkėlimo kelias su privalomais metaduomenimis ir patikra.
2 žingsnis
2 žingsnis: Automatinis rūšiavimas
Sistema atpažįsta failus ir nukreipia juos į reikiamas vietas pagal klientą ir bylą.
3 žingsnis
3 žingsnis: Priminimų sluoksnis
Automatiniai pranešimai informuoja klientus apie tai, ko dar trūksta.
Rezultatai
~2 val.
sutaupyto admin laiko per savaitę
Mažiau
rankinio rūšiavimo ir priminimų siuntimo
Geresnis
proceso skaidrumas ir tvarka
Ką tai reiškia augančioms komandoms
- Klasifikavimo taisykles reikia karts nuo karto patikslinti netradiciniams dokumentams.
- Klientų įsitraukimas priklauso nuo įrankio paprastumo.
- Būtina nuolatinė duomenų apsaugos ir prieigos teisių peržiūra.
Norite automatizuoti darbą su dokumentais?
Suprojektuosime jūsų surinkimo procesą taip, kad komanda mažiau laiko skirtų administravimui ir daugiau – klientams.
Mažos dokumentų valdymo užduotys susidėdavo į didelius laiko nuostolius. Standartizavimas pašalino šį stabdį iš komandos kasdienybės.